Опубликовано Sumziassistant в Чт, 16/02/2012 - 06:21
Функции использования архивных документов, а также организацию хранения, строгий учет и контроль использования выполняет архивное дело. По законам РФ, все организации не должны избавляться от документов, которые возникают в процессе деятельности предприятия. Все сроки хранения таких бумаг строго регламентируются, равно как их списание или уничтожение. За невыполнение этих требований руководство организации может быть привлечено к административной или уголовной ответственности, а штрафы за нарушения вполне внушительные.
В связи с этим архивное хранение документов – серьезная обязанность для руководства предприятия. Чтобы решить вопрос архивного хранения, у руководителя предприятия есть возможность выбрать один из двух вариантов:
- Организация архива на самом предприятии;
- Передача документов на архивное хранение дел в стороннюю организацию.
У каждого из этих вариантов есть и плюсы, и минусы. Рассмотрим же их подробнее.
Архив в офисеЧтобы создать архив на самом предприятии, необходимы три составляющих, каждая из которых требует денег: специальное помещение, обученный сотрудник и подходящая мебель. И если помещение и мебель траты разовые, то зарплата сотрудника, налоги – постоянные расходы. Зато доступ к архивным документам может быть осуществлен чуть ли не круглосуточный.
Передача документов на хранениеАрхивное хранение документации вне офиса позволяет избежать трат на организацию архива и зарплату сотрудникам. Однако взамен вы получаете ежемесячные или ежегодные платежи организации, в которой размещены ваши документы. Доступ к документации также затруднен.
Какой бы из вариантов вы не выбрали, помните, что архивом должен заниматься профессионал. Только благодаря специальным знаниям можно контролировать сроки хранения, юридически грамотно списывать документацию и вести архив в соответствии с требованиями законодательства.
Компания «ОРБ» предлагает полный спектр архивных услуг. Наши специалисты профессионально подготовят документы для хранения, отследят сроки хранения и поставят вас в известность об их окончании.
